平成17年4月1日から個人情報の保護に関する法律（以下「法」）が完全施行されたことに伴い、本学でも「学校法人武蔵野美術大学個人情報保護取扱規則」（以下「本学規則」）が、平成17年4月1日付で制定されました。

また、同日付で本学規則を基に「通信教育課程個人情報保護取扱要領」（以下「取扱要領」）が制定されましたので、その概要について示します。

なお、この取扱要領は廃止された武蔵野美術大学短期大学部通信教育部（以下「短大通信」）及び武蔵野美術学校通信教育部（以下「学校通信」）についても同様の取扱いとなります。

(Ⅰ) 個人情報の収集・作成及び保持・管理について

通信教育課程では、入学関係資料請求、入学手続関係書類（入学志願書、学籍簿学生調査書、健康診断書、各種入学資格証明書、その他学生カード他）等に関する個人情報の提出等に基づき、業務を遂行するための個人のデータが作成されています。

また、それぞれの書類に記載された住所、氏名、電話番号、メールアドレス、その他の個人を特定しうる情報については、厳重な管理体制のもとで保持し、第三者が個人情報に不当に触れることがないように、適正なセキュリティ対応を行っています。

また、これらの収集された情報の作成にあたっては、利用の目的を遂行するため、一部の個人情報については、外部の業者（以下「委託業者」）に委託し、業務を遂行することがあります。委託する場合は、適正に個人情報を取り扱っていると認られる委託先を選定した上で、秘密保持契約を取り交わし、適正な管理を実施しています。

(Ⅱ) 個人情報の対象について

前項に基づく個人情報の対象は、下記のとおりです。

1. 通信教育課程において教育を受けている者（科目等履修生を含む）
2. 通信教育課程において教育を受けようとする者（科目等履修生を含む）
3. 通信教育課程、短大通信及び学校通信において教育を受けた者及び受けようとした者（科目等履修生及び聴講生を含む）
4. 1～3の保証人
5. 通信教育課程に係る教職員等従業者（従業者となろうとする者及び従業者であった者を含む）

(Ⅲ) 利用の目的及び本人の同意について

通信教育課程は、収集・作成した個人情報、個人データ、保有個人データ等を下記「利用の目的」の項で示すことに利用します。

なお、調査統計資料には、個人を特定できる情報は含まれません。

それぞれの利用の目的については、入学手続関係書類、学生ハンドブック、月刊誌「武蔵美通信」、インターネット、大学の掲示板、連絡文書、口頭、電話等において明記・明示し、本人の同意を得たものとします。

ただし、法第16条第3項の各号及び法第23条第1項の各号に定められる制限の例外に該当する事由が生じた場合、本学の教員が、専ら本人に対する教育活動を行う中で、教育指導上必要不可欠であり、かつ本人への不利益が生じないと認められる場合及び大学運営にあたって、業務上必要不可欠と認められる場合は同意を必要としません。

また、入学案内（募集要項を含む）、教材及び月刊誌「武蔵美通信」等の印刷物の発送については、委託業者を通して行います。委託業者において作成された個人情報は、通信教育課程が明示又は明記する目的のみに使用し、委託業者にはその委託業務を超えた利用はありません。

【利用の目的について】

1. 業務上の各種通知・連絡を行うため
2. 通信授業、面接授業及び遠隔授業を円滑に運営するため
3. 学生等の学籍管理、履修・成績管理を行うため
4. 学生等の奨学金交付、各種助成、保健衛生管理、学生支援及び福利厚生等を行うため
5. 就職指導及び卒業生の就職情報を在学生に閲覧させる等の就職活動支援のため
6. 入学志願者選考を行うため
7. 各種証明書を発行するため
8. 教職員等の人事・服務管理、給与支給及び福利厚生業務を行うため
9. 美術館・図書館、イメージライブラリー等大学の教育・研究施設の利用、 教育情報システム等ネットワークの利用に係る業務を遂行するため
10. 授業科目の改善に係るアンケート実施等の他各種調査業務を遂行するため
11. 入学案内作成等広報に係る業務を遂行するため
12. 月刊誌「武蔵美通信」作成に係る業務を遂行するため
13. 武蔵野美術大学校友会、株式会社武蔵野美術大学出版局、武蔵野美術学園等に所定のデータを提供するため
14. その他、本学の管理運営・教育に係る業務において必要な事項を処理するため

(Ⅳ) 第三者提供の制限について

第三者への個人データの提供は、法第23条に定められているとおり、本人の同意なく行うことはありません。

ただし、法第23条に定められる「第三者提供の制限」の例外の他に、下記に示すものについては、「(Ⅲ)　利用の目的と本人の同意」に示した方法で本人の同意を得ることにより、個人データを第三者に提供することがあります。

1. 奨学事業を行う団体等（日本学生支援機構奨学金、武蔵野美術大学校友会奨学金等）が定める奨学金審査規定に基づく審査資料のため
2. 武蔵野美術大学校友会名簿作成等のため
3. 株式会社武蔵野美術大学出版局が刊行する書籍の案内等送付のため
4. 武蔵野美術学園の企画・案内等送付のため

(Ⅴ) 保有個人データの開示、訂正等、利用停止等の請求について

個人情報の対象者は、本学規則及び取扱要領により定められた手続により、本人の保有個人データの開示、訂正等、利用停止等の請求をすることができます。

また、この請求は、政令で定められた本人の代理権を有する代理人によっても行うことができます。開示等請求に係る手続方法の概要は、次のとおりです。

書類等の提出箇所・事務取扱時間等

1. 提出窓口は、通信教育グループ通信教育チームです。
2. 事務取扱時間は、9時から16時30分です。（ただし、12時30分～13時30分は休憩時間）
3. 開示等請求に基づく書類等の交付にあたっては、内容により1ヶ月程度の調査・事実確認期間が必要となる場合があります。
4. 請求に係る返信料（書留等）は、請求者の負担となります。

請求時の必要書類・手数料等

1. 通信教育課程において教育を受けている者
   1. 「保有個人データ開示等請求書」（所定様式）
   2. 当該年度の学生証又は受講証の複写
   3. 開示請求手数料1件につき500円（複写料を除く）
2. 通信教育課程において教育を受けようとしている者（科目等履修生を含む）
   1. 「保有個人データ開示等請求書」（所定様式）
   2. 公的身分証明書（運転免許証、パスポート、健康保険証等）の複写
   3. 開示請求手数料1件につき500円（複写料を除く）
3. 通信教育課程、短大通信及び学校通信において教育を受けた者及び受けようとした者（科目等履修生及び聴講生を含む）
   1. 「保有個人データ開示等請求書」（所定様式）
   2. 公的身分証明書（運転免許証、パスポート、健康保険証等）の複写
   3. 開示請求手数料1件につき500円（複写料を除く）
4. 1～3の保証人
   1. 「保有個人データ開示等請求書」（所定様式）
   2. 公的身分証明書（運転免許証、パスポート、健康保険証等）の複写
   3. 本人との関係を証明する（法定代理人を含む）証明書原本
      • ただし、代理権を有しない保証人の請求権は、保証人の部分事項のみが該当。
   4. 開示請求手数料1件につき500円（複写料を除く）
5. 本人の代理権を有する代理人の場合
   1. 「保有個人データ開示等請求書」（所定様式）
   2. 公的身分証明書（運転免許証、パスポート、健康保険証等）の複写
   3. 本人との関係を証明する（法定代理人を含む）証明書原本
   4. 委任代理人は、[Ⅱ]・[Ⅲ]の他に、本人自著の委任状
   5. 開示請求手数料1件につき500円（複写料を除く）

なお、本人の保有個人データの開示等請求があっても法第25条第1項から第3号に定める内容に該当する場合及び明らかに開示の正当性が認められない場合は、開示しないことがあります。開示しない場合は、文書で通知します。

(Ⅵ) 不服の申し立てについて

本人の個人情報の取扱いについて、当該本人又は本人の代理権を有する代理人は、所定の手続を行うことにより不服の申立をすることができます。不服の申し立てに関する手続は、本学規則に定める方法とし、受付窓口は前項に示す保有個人データの開示等の請求と同様とします。
なお、個人情報の取扱について、利用事由発生事項が生じた場合は、その都度本学の定めた方法において公表します。

武蔵野美術大学造形学部
通信教育課程課程長